Doel 9.1.4 Bedrijfsvoering

Beschrijving doel 9.1.4 Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doele

Onze beleidscyclus bevat meerjarige strategische opgaven, vertaald naar doelen, criteria en budgetten. Ten behoeve van de kwaliteit, werken wij aan het versterken van het sturend vermogen van de beleidscyclus. Conform de kaders wordt de rechtmatige en betrouwbare besteding van middelen verantwoord. We handelen waar mogelijk innovatief en vernieuwend. We nemen vanuit een bedrijfseconomisch perspectief beheersbare risico’s om doelen te kunnen realiseren of resultaten te kunnen behalen.

Voor het realiseren van de beleidscyclus, is het van belang dat de primaire processen (die de bijdragen aan de stad leveren) en de secundaire processen (de interne ondersteuning daarvan) in samenhang worden uitgevoerd. Wanneer wij in dit doel spreken van secundaire processen, dan bedoelen wij financiën, communicatie, juridische zaken, management, staf en secretariaten. Als onderdeel van de Begroting 2021 wordt ter uitvoering van dit doel voorgesteld om in te stemmen met bestedingsvoorstel 52 (Concerncontrol). Zwolle staat de komende jaren voor een schaalsprong en voor grote uitdagingen als het gaat om transities die op ons afkomen. Dat vergt forse investeringen. En het vraagt ook het nodige van de gemeentelijke organisatie. Om deze ontwikkelingen in goede banen te leiden en de risico’s goed te kunnen managen voorzien wij een toenemende behoefte aan strategisch advies op het gebied van (concern)control en sturing. Ook betekent het dat we kritisch moeten kijken naar onze bestaande begroting en uitgaven. Daarnaast is er meer aandacht nodig voor systematische borging van leren en evalueren en het onderzoeken van doelmatigheid en doeltreffendheid. Op dit moment is binnen de organisatie onvoldoende capaciteit aanwezig om deze rol optimaal in te vullen. Wij breiden deze functie uit, te beginnen voor het jaar 2021.

Criteria

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doelen, zodanig dat:

De bestuurlijke behandeling ordentelijk plaats vindt op basis van kwalitatieve stukken.
De sturing op risico’s transparant en beheersbaar geschiedt.
Verordeningen en beleidsregels actueel, bruikbaar en rechtmatig zijn.
Regeldruk tot een minimum beperkt wordt.
Communicatie over beleids- en besluitvorming bijdraagt aan de ambities en doelen uit de beleidscyclus.
We handelen binnen het normenkader financiële rechtmatigheid.
Inkoop gebeurt conform het beleidskader inkoop- en aanbestedingsregels.

Portefeuillehouder(s)

Michiel van Willigen

Afwijkingen op activiteiten Berap 2021-1

Uitbreiding capaciteit VIC team	Aanvullende uitgaven	50000
Vanaf 2021 moet het College een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als oordeel over de eigen Jaarstukken. Via de rechtmatigheidsverantwoording wordt verantwoording afgelegd over de rechtmatige naleving van de regels, die relevant zijn voor de financiën van de gemeente. Gedacht kan worden aan de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen, maar ook aan misbruik en oneigenlijk gebruik van uitkeringsvoorwaarden en aan lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Over de vormgeving van de rechtmatigheidsverantwoording is verkennend gesproken met de audit commissie en financiële woordvoerders. Besloten is tot het scenario waarin naast de financiële rechtmatigheid ook aandacht wordt aanbesteed aan aanvullende processen en / of speerpunten die door Raad, het College of de ambtelijke organisatie worden aangedragen. In de huidige situatie is de beschikbare capaciteit van het VIC-team voldoende voor het uitvoeren van de controles ten behoeve van de financiële rechtmatigheid (de Jaarrekeningcontrole). Capaciteitsuitbreiding is echter wel noodzakelijk om onder andere de IT-omgeving te beoordelen waarin de processen zijn ondergebracht en voor controles rond fiscale onderwerpen. Beide onderwerpen werden in de oude situatie uitgevoerd door de externe accountant. Daarnaast is er capaciteit nodig om jaarlijks enkele niet financiële processen te beoordelen (zoals speerpuntproces inkoop- en aanbesteding). en om jaarlijks aandacht te kunnen besteden aan enkele financiële processen die geen onderdeel zijn van de accountantscontrole maar die toch een redelijke financiële omvang kunnen hebben tot € 4 miljoen. Om het systeem van interne control optimaal vorm te kunnen geven, is het nodig om de formatie van het VIC-team structureel uit te breiden met 1,6 fte. Bij de begrotingsbehandeling in het najaar zal deze structurele uitbreiding worden afgewogen. Vooruitlopend daarop dient voor 2021 een incidenteel bedrag van € 50.000 beschikbaar te worden gesteld voor IT en fiscaliteit.
Herinzet gelden 'Schoon door de Poort' voor Thuiswerkvergoeding	Budgettair neutraal
Bij het opstellen van de jaarrekening 2018 is € 300.000 gereserveerd (vanuit het resultaat van Bedrijfsvoering) in de reserve nutvw voor extra kosten in het kader van de functieherwaardering (schaalniveaus) "Schoon door de Poort"; dit als voorloper van de implementatie van HR21. Nu blijkt dat de extra kosten zijn opgevangen binnen de loonsommen van de afdelingen is dit geld niet meer nodig voor dit doel. Voorstel is nu dit geld te herbestemmen en te gebruiken voor de op handen zijnde éénmalige Thuiswerkvergoeding voor alle medewerkers in 2021; dit in het kader van Corona.
Overheveling onderzoek Fonds Bovenwijks van programma 10 naar 9
Op programma 10 doel 10.1.1 horen alleen de stelposten, bespaarde rente en kosten geldleningen te staan. Het onderzoek Fonds Bovenwijks hoort te staan bij bedrijfsvoering programma 9, doel 9.1.4 Ondersteuning realisatie doelen. Over te hevelen bedrag € 50.000.
Versterking strategisch management	Aanvullende uitgaven	300000
Wat constateren we? Zwolle groeit en Zwolle is ambitieus. Dit zorgt voor reuring in en ontwikkeling van onze stad. Het vraagt om verbinding en samenwerking met partijen in de stad. Binnen een uitdagende context van veel ontwikkelingen, een hoog tempo van veranderingen en een veelheid aan partners. Het vraagt ook om een stevige strategische basis van waaruit deze ontwikkelingen vormgegeven kunnen worden. Het stelt onze organisatie dan ook nog meer voor de uitdaging van domeinoverstijgende samenwerking, strategische kracht en ontwikkeling. Welke behoefte is er? Om in het hier en nu de juiste dingen te doen zodat we in de toekomst als ambtelijke organisatie kunnen blijven faciliteren wat de stad nodig heeft en van ons vraagt is een investering in het strategisch vermogen van onze organisatie nodig. Er is behoefte aan versterking van het strategisch management, waarbij verbinding tussen inhoudelijke disciplines georganiseerd wordt, aandacht is voor onderlinge samenhang en congruent handelen, focus is op lange lijnen, visie op de toekomst en nauw wordt samengewerkt op concern-vraagstukken. De investeringsbehoefte richt zich op strategische versterking in de vorm van: Kwartiermaker Gebiedsgericht werken Kwartiermaker Verstedelijkingsopgave Strategische doorontwikkeling hervormingsagenda Wat vragen we? Het verzoek is beschikbaarheid van budget ten behoeve van de ontwikkeling van de organisatie door het versterken van het strategisch vermogen. Dit budget is als volgt opgebouwd: Kwartiermaker gebiedsgericht werken – 0,5 fte in 2021 Kwartiermaker Verstedelijkingsopgave voor 2022 – 1 fte voor 2021 en 2022 Strategische doorontwikkeling hervormingsagenda – 1 fte voor 2021 en 2022 Het benodigde budget voor 2021 bedraagt € 300.000. Bij de begrotingsbehandeling in het najaar wordt afgewogen of er voor 2022 aanvullende middelen nodig zijn.